Download mẫu giấy mời đẹp file word và cách viết giấy mời họp công ty chuyên nghiệp

Mẫu giấy mời họp đẹp sẽ thể hiện việc tôn trọng người được mời cũng như thể hiện sự chuyên nghiệp của công ty. Một năm công ty sẽ có nhiều hoạt động, hội thảo, sự kiện cũng như các buổi họp quan trọng. Vì vậy, mẫu giấy mời họp có thể làm một lần và sử dụng được nhiều lần. Cùng Thudaumot tìm hiểu các mẫu giầy mời và cách viết giấy mời sao cho chuyên nghiệp nhất.

1. Giấy mời họp là gì?

Giấy mời họp, thư mời họp là một loại giấy tờ dùng để mời hay thông báo ai đó đến tham dự cuộc họp/sự kiện/hội thảo của công ty. Sử dụng giấy mời họp là thể hiện sự tôn trọng với người được mời.

Giấy mời họp tại các doanh nghiệp khi gửi tới ai đó được xem là hình thức bắt buộc người được mời cần tham dự cuộc họp vì cuộc họp có liên quan trực tiếp tới người đó.

Người soạn giấy mời họp thường là bộ phận hành chính – nhân sự của công ty. Họ có thể tự soạn hoặc sử dụng những mẫu giấy mời họp có sẵn đã được cấp trên duyệt trước.

Mẫu giấy mời họp được sử dụng rộng rãi, phổ biến và tuỳ từng ngữ cảnh mà nội dung sẽ có sự thay đổi linh hoạt phù hợp nhất.

2. Nội dung chính của giấy mời họp

Các thông tin cơ bản không thể thiếu trong mẫu giấy mời họp gồm:

  • Phía trên cùng góc trái là tên cơ quan
  • Tiêu đề giấy mời họp viết IN HOA
  • Kính gửi (họ tên người được mời)
  • Nội dung/lý do cuộc họp
  • Thời gian diễn ra cuộc họp
  • Địa điểm tổ chức cuộc họp
  • Ghi chú thêm:
  • Chữ ký của người đại diện cuộc họp

Cụ thể:

  • Cá nhân/tổ chức được mời

Nếu là tổ chức, cơ quan cần ghi thông tin đầy đủ. Nếu là cá nhân cần ghi rõ họ tên và cả chức vụ của người được mời.

Ví dụ: Ông Nguyễn Văn B – Chức vụ: Trưởng phòng Marketing

  • Nội dung/lý do buổi họp

Nội dung/lý do của buổi họp là thông tin quan trọng nhất của giấy mời họp. Nguời được mời họp khi đọc nội dung chính của buổi họp sẽ có sự chuẩn bị tài liệu họp cũng như những giấy tờ cần thiết cho buổi họp. Dù đây là thông tin quan trọng nhất của cuộc họp nhưng không vì thế mà phần thông tin này dài dòng. Cần tóm tắt thông tin đủ để bao quát cuộc họp và không gây khó hiểu cho người được mời.

  • Thông tin về thời gian và địa điểm buổi họp

Mẫu giấy mời họp nào cũng không thể thiếu thời gian và địa điểm diễn ra cuộc họp. Phía ban tổ chức cuộc họp cần có kế hoạch về thời gian và địa điểm hợp lý. Trường hợp số lượng người họp đông sẽ tính đến phân thuê phòng họp rộng. Sau khi có thông tin cụ thể, mẫu giấy mời họp sẽ được chốt thời gian và địa điểm.

3. Lưu ý khi viết giấy mời họp để chuyên nghiệp nhất

Để mẫu giấy mời họp chuyên nghiệp, bạn cần lưu ý những thông tin cơ bản sau:

  • Lên danh sách khách mời tham dự cuộc họp là ai, chức vụ gì. Để từ đó, sử dụng những lời mời lịch sự phù hợp với vai trò của người đó. Tránh trường hợp sử dụng những lời mời với tất cả mọi người giống nhau.
  • Thông tin mời cần ngắn gọn, súc tích nhất, đảm bảo sự tổng quát nhất của buổi họp.
  • Thông tin về người được mời cần chính xác, đầy đủ từ họ tên đến chức vụ. Sai sót thông tin sẽ thể hiện sự kém chuyên nghiệp.
  • Thời gian, địa điểm diễn ra cuộc họp cần rõ ràng
  • Nếu có thêm thông tin ghi chú thêm cần ngắn gọn. Ví dụ: concept trang phục yêu cầu gì, chuẩn bị bài hát gì hay chuẩn bị bài phát biểu,…
  • Mẫu giấy mời họp cần có chữ ký họ tên đầy đủ của người đại diện.
  • Không gạch xoá, không viết đè lên để thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng người được mời.

4. Mẫu giấy mời họp đẹp

Một số mẫu giấy mời họp dưới đây sẽ giúp bạn linh hoạt trong nhiều ngữ cảnh khác nhau. Các mẫu vẫn cung cấp các thông tin cần thiết, chỉ thay đổi một chút để bạn dễ chọn mẫu thư phù hợp.

Mẫu giấy mời họp form 1

mẫu giấy mời họp form 1

Mẫu giấy mời họp form 2

mẫu giấy mời họp form 2

Mẫu giấy mời họp form 3

mẫu giấy mời họp form 3

Download mẫu giấy mời đẹp file word

Như vậy, các mẫu giấy mời họp về cơ bản gồm những nội dung tương tự nhau. Tuỳ vào tính chất từng cuộc họp, người được họp mà bạn có sự linh hoạt thay đổi sao cho phù hợp. Bạn cũng được cung cấp những mẫu giấy mời họp cơ bản để tham khảo và áp dụng linh hoạt cho doanh nghiệp mình.

Ngoài ra, doanh nghiệp có nhu cầu thiết kế nhận diện thương hiệu văn phòng như kẹp file, chữ ký chân trang, phong bì lớn/nhỏ, card visit,… có thể liên hệ Rubee để được tư vấn chuyên sâu.

CÔNG TY CỔ PHẦN RUBEE VIỆT NAM

Website: www.rubee.com.vn

Email: contact@rubee.com.vn

Văn phòng Hà Nội

Hotline: 090 222 8998 – 0936 423 566

Văn phòng HCM

Hotline:  0936 438 238 – 0946 299 968


Notice: Undefined variable: related_post_found in /home/thudaumot/domains/thudaumot.edu.vn/public_html/wp-content/themes/dkhaian/inc/template-functions.php on line 282

BÀI VIẾT LIÊN QUAN