KPI là gì? Ý nghĩa của KPI, phân loại và cách xây dựng KPI hiệu quả

KPI là gì? Xây dựng KPI dựa vào đâu? Lợi ích của việc xây dựng KPI là gì? KPI được đánh giá là công cụ quản lý được sử dụng trên toàn cầu bởi tính hiệu quả của nó. Cùng Thudaumot đi tìm lời giải cho những câu trả lời trên.

1. KPI là gì?

kpi nghĩa là gì

KPI là viết tắt của một cụm từ tiếng anh Key Performance Indicator – tạm dịch là chỉ số đánh giá trọng yếu. Hiểu một cách đơn giản hơn, KPI chính là chỉ số phản ảnh mức độ hoàn thành mục tiêu đã đưa ra của công ty, từng phòng bạn và từng cá nhân. Xây dựng KPI thông thường dựa theo phương pháp bảng điểm cân bằng (BSC).

Theo BSC, mỗi công ty sẽ có một chiến lược riêng và được cụ thể hóa thành mục tiêu chiến lược. Trong đó sẽ bao gồm 4 mục tiêu về Tài chính, Khách hàng, Quy trình nội bộ và Học hỏi phát triển. Theo đó, mỗi doanh nghiệp sẽ thiết lập tiêu chí cụ thể từ các cấp công ty, cấp bộ phận và cấp cá nhân.

Tiêu chí KPI cho từng bộ phận, từng vị trí cần đảm bảo sự phù hợp. KPI sẽ giúp nhà quản lý đánh giá được hiệu quả của từng bộ phận, từng cá nhân để tính toán trả lương hoặc thưởng. Đồng thời nhà quản lý sẽ có những chính sách phù hợp hơn cho mỗi vị trí nhân viên.

>> XEM THÊM: Social media: khái niệm, vai trò và các kênh social media phổ biến nhất hiện nay

2. Vì sao cần xây dựng KPI?

vò sao cần xây dựng kpi

KPI là một công cụ quản lý tuyệt vời giúp doanh nghiệp thúc đẩy hành động đạt được những mục tiêu, kế hoạch đã thiết lập. Hiểu KPI là gì sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả hoạt động và có sự điều chỉnh phù hợp để phát triển không ngừng. Lợi ích của việc xây dựng chỉ số KPT có thể xét đến một vài yếu tố cụ thể sau:

  • Đo lường hiệu quả của việc triển khai chiến lược. Điều này giúp cho nhà quản lý luôn nắm bắt được tình hình của doanh nghiệp.
  • Đo lường được hiệu suất của toàn bộ doanh nghiệp đến từng bộ phận, từng cá nhân với mục tiêu đề ra.
  • Giúp nhà quản lý trong việc đánh giá kết quả lao động, trả lương thưởng phù hợp. Điều này nhằm tạo sự công bằng, khuyến khích nhân viên làm việc hiệu quả hơn.
  • Giúp nhà quản lý hoạch định chiến lược phát triển sát hơn, tốt hơn trong tương lai.
  • Giúp cá nhân mỗi người có sự nhìn nhận về tổng thể mục tiêu công việc. Từ đó hiểu mình đang làm gì, cái gì là quan trọng, ưu tiên để đạt được KPI.

Với rất nhiều lợi ích thiết thực kể trên, doanh nghiệp cần có những kế hoạch xây dựng KPI phù hợp để đạt được những mục tiêu dài hơi.

>> XEM THÊM: Google tag manager là gì? Ưu – nhược điểm và cách cài đặt

3. Có mấy loại KPI?

có mấy loại kpi

KPI là gì chúng ta đã hiểu, vậy phân loại KPI thế nào? Xét về các loại KPI thì có nhiều cách phân loại khác nhau. Nhưng chúng ta sẽ phân KPI thành 2 loại chính:

3.1. KPI chiến lược

KPI chiến lược tức là chỉ số KPI gắn liền với các mục tiêu chiến lược. Đó là tiền, lợi nhuận. Đó chính là những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến việc công ty có thể tồn tại không.

Ví dụ: KPI chiến lược của công ty A là phải đạt doanh số 1 tỷ/1 tháng, mỗi năm 12 tỷ. Nếu không đạt được KPI đó thì nhà đầu tư sẽ rút vốn, các trưởng bộ phận sales đến marketing sẽ bị nghỉ việc,…

3.2. KPI chiến thuật

KPI chiến thuật là chỉ số KPI gắn liền với các mục tiêu chiến thuật nhỏ hơn. Mục đích là chỉ số KPI này sẽ giúp công ty tiệm cận đến mục tiêu to hơn  là mục tiêu chiến lược.

Ví dụ: KPI cho social cần trong 1 tháng phải có 10k lượt tương tác với Fanpage công ty. Nếu con số này đạt được như KPI sẽ không chắc sẽ khiến cho mục tiêu chiến lược đạt doanh số. Tuy nhiên, con số KPI này sẽ đo lường hiệu quả của các chiến thuật của công ty. Những KPI chiến thuật này phải trực tiếp liên quan đến hiệu quả của KPI chiến lược.

Ví dụ khi có nhiều lượt tương tác sẽ có nhiều lượt bình luận, nhiều lượt nhắn tin, nhiều người quan tâm đến dịch vụ. Và có như vậy, việc bán hàng sẽ hiệu quả, doanh thu sẽ tăng. Và trực tiếp liên quan đến doanh thu có đạt KPI chiến lược đề ra không.

Như vậy, hiểu đơn giản hơn thì KPI chiến lược là to hơn, tổng quan hơn. KPI chiến lược sẽ gồm nhiều KPI chiến thuật. Mỗi KPI chiến thuật sẽ góp phần đạt KPI chiến lược.

Vì vậy, KPI chiến lược do cấp trên cùng giao cho cấp quản lý dưới. Cấp quản lý bị ép KPI sẽ tạo ra nhiều KPI chiến thuật và ép cho các bạn cấp dưới triển khai.

>> XEM THÊM: Google Webmaster Tool dùng để làm gì? Cách cài đặt Google Webmaster Tool

4. Xây dựng chỉ số KPI theo tiêu chí SMART

Xây dựng chỉ số KPI theo tiêu chí SMART

KPI là gì chúng ta đã hiểu. Nhưng KPI theo smart là gì? Tiêu chí SMART bao gồm các keyword chính là Specific, Measurable, Achievable, Time-bound, Realistic. Đối với việc xây dựng chỉ số KPI thì tiêu chí SMART sẽ cụ thể như sau:

4.1. Specific – Tính cụ thể

KPI cần phải cụ thể. Cụ thể ở mọi thông số nhưng phải ngắn gọn và đúng bản chất. Điều này sẽ giúp cho cả người thực hiện và nhà quản lý theo dõi thuận tiện hơn.

4.2. Measurable – Có thể đo lường được

KPI cần phải đo lường được. Bởi đo lường được thì mới đánh giá được. Nếu công ty chưa có tiền lệ đo lường được trong quá khứ, cần thêm vào. Thật may là hiện nay có rất nhiều các phần mềm quản lý đều đo lường được.

4.3. Achievable – Có thể đạt được

Đặt mục tiêu cần nằm trong khả năng thực hiện được của từng bộ phần, từng cá nhân. Nhưng cũng không nên đặt mục tiêu thấp. Cần đặt mục tiêu trên mức thông thường để tạo nên những thách thức mới.

4.4. Realistic – Tính thực tế

Cần xem xét các yếu tố thực tế tác động đến việc đạt mục tiêu. Chẳng hạn như đại dịch Covid-19 vừa qua, doanh nghiệp cần có sự cân nhắc khi làm kế hoạch.

4.5. Time-bound – Mốc thời gian cụ thể

Mốc thời gian cụ thể theo tháng, quý, năm để đảm bảo nhà quản lý theo dõi kế hoạch dễ dàng hơn. Và sau đó có sự điều chỉnh cho những tháng, quý, năm tiếp theo.

>> XEM THÊM: Email marketing là gì, tác dụng của email và lưu ý khi gửi email để không rơi vào spam

5. Cách xây dựng KPI theo BSC

Việc xây dựng KPI theo BSC cần có một quy trình cụ thể, rõ ràng. Và một số bước sau sẽ giúp nhà quản lý định hình cách lập chỉ số KPI:

  • Thiết lập cơ cấu tổ chức theo chuẩn hóa giữa các cấp, các bộ phận, các vị trí nhân sự.
  • Xác định định hướng chiến lược tổng thể
  • Thiết lập bản đồ chiến lược ở các mặt
  • Hệ thống lại và phân chia cho từng bộ phận
  • Thiết lập chỉ tiêu cho từng vị trí nhân sự
  • Thiết lập quy chế chung để đánh giá cho từng vị trí, từng bộ phận
  • Hướng dẫn triển khai

Hy vọng, doanh nghiệp đã có những nhìn nhận khách quan nhất về KPI là gì, phân loại, lợi ích và cách xây dựng. Mọi mục tiêu cần được thiết lập rõ ràng. Mọi chỉ tiêu cần được hệ thống hóa để doanh nghiệp không ngừng phát triển.

>> XEM THÊM: Keyword Planner là gì, lợi ích và cách sử dụng Keyword Planner

BÀI VIẾT LIÊN QUAN