Thư mời phỏng vấn là một trong những hình thức quen thuộc trong hầu hết các công ty. Nhưng cách viết thư mời phỏng vấn sao cho chuyên nghiệp, thu hút nhân sự cũng khiến các nhà tuyển dụng đau đầu. Cùng Thudaumot tham khảo nội dung thư, cách viết cũng như những lưu ý quan trọng khi viết thư mời phỏng vấn để đạt hiệu quả cao nhất.
Mục lục bài viết
1. Thư mời phỏng vấn – Interview Invitation Email
Thư mời phỏng vấn là loại hồ sơ quan trọng mà nhà tuyển dụng sẽ gửi đến các ứng viên sau khi chọn lọc hàng loại các CV. Khi nhận thấy CV của ứng viên đạt các tiêu chí được đề ra, phù hợp với vị trí trống trong công ty, các nhà tuyển dụng sẽ soạn thư mời phỏng vấn đến những ứng viên tiềm năng này.
Khi nhận được thư mời này, ứng viên hoàn toàn có thể đồng ý tham gia buổi phỏng vấn hoặc không tham gia, hoặc lựa chọn một khoảng thời gian khác. Lúc này trong số rất nhiều những thư mời từ các bên tuyển dụng, nếu thư mời nào chuyên nghiệp, thu hút sẽ khiến ứng viên ấn tượng và cân nhắc.
Hiện nay, thư mời phỏng vấn thường thông qua hình thức gửi email. Sau khi gửi email, nhà tuyển dụng cần gọi điện lại cho ứng viên để thông báo và xác nhận việc ứng viên đã nhận được thư mời của công ty. Có như vậy mới thể hiện sự chuyên nghiệp và cách thức làm việc chu đáo của phía công ty.
>> XEM THÊM: Thiết kế banner quảng cáo cần lưu ý gì để thu hút lượt click?
2. Thư mời phỏng vấn qua email được khuyên dùng hơn cuộc gọi điện thoại
Khi gửi email thư mời sẽ đảm bảo ứng viên nhận được đầy đủ các thông tin về công ty, vị trí tuyển dụng, thời gian phỏng vấn, hình thức phỏng vấn,… Trên email không chỉ bao gồm thông tin cần thiết mà còn giúp ứng viên cân nhắc, xem lại dễ dàng.
Gọi điện thoại mời phỏng vấn nếu không đúng lúc sẽ khiến cho câu chuyện không được tự nhiên. Tiếp đó, toàn bộ thông tin về buổi phỏng vấn có thể không được chính xác do trình bày qua điện thoại sẽ không đảm bảo thông tin được lưu lại kịp thời.
Cuộc điện thoại cho ứng viên chỉ nên sử dụng sau khi nhà tuyển dụng đã gửi thư cho ứng viên và gọi thông báo tóm tắt. Không nên trình bày dài dòng trên điện thoại để đảm bảo sự chuyên nghiệp nhất định.
>> XEM THÊM: Tuyển tập những mẫu thiệp chúc mừng năm mới ấn tượng chào xuân
3. Thư mời phỏng vấn gồm những nội dung gì?
3.1. Tiêu đề email
Chắc chắn rồi, tiêu đề thư mời là thứ không thể thiếu và không thể nhầm lẫn. Tiêu đề tốt nhất viết in hoa, rõ ràng, đảm bảo ứng viên nhìn qua là thấy sự chuyên nghiệp.
Ví dụ: THƯ MỜI PHỎNG VẤN VỊ TRÍ NHÂN VIÊN KINH DOANH
Hay: THƯ MỜI PHỎNG VẤN VỊ TRÍ NHÂN VIÊN THIẾT KẾ ĐỒ HỌA
3.2. Gửi lời cảm ơn ứng viên
Nhà tuyển dụng có thể mở đầu bằng những lời cảm ơn ứng viên đã quan tâm tới vị trí ứng tuyển của công ty. Dù không cần thiết nhưng nó thể hiện sự trọng nhất định đối với ứng viên. Và cũng giúp kích thích ứng viên đọc tiếp những nội dung phía dưới.
3.3. Thời gian phỏng vấn
Thời gian phỏng vấn vô cùng cần thiết để các ứng viên sắp xếp công việc linh hoạt. Nếu có thể, hãy cung cấp cả thời gian ước tính diễn ra buổi phỏng vấn để đảm bảo 2 bên đều sắp xếp thời gian hợp lý.
3.4. Hình thức phỏng vấn
Thông thường hình thức phỏng vấn sẽ là trực tiếp. Tuy nhiên, đối với những vị trí cộng tác online hoặc do người phỏng vấn đang công tác ở một nơi khác, hình thức có thể linh hoạt. Đó có thể là phỏng vấn qua điện thoại, Skype hoặc một nền tảng khác. Nếu là các hình thức này, nhà tuyển dụng cần chủ động cung cấp các thông tin về số điện thoại, tài khoản Skype cho ứng viên để đảm bảo có sự chuẩn bị trước.
3.5. Thông tin về người liên hệ
Thông tin về người liên hệ này trong thư mời sẽ đảm bảo tính chuyên nghiệp trong quá trình tuyển dụng. Ngoài ra, nó còn giúp ứng viên không bị lạc thông tin. Nếu không may bị lạc đường, nhớ nhầm lịch, hoãn phỏng vấn,…có thể liên hệ với người này để thông báo tình hình. Điều này giúp cho việc kết nối nhà tuyển dụng với ứng viên mạch lạc, dễ dàng và tình hình luôn được cập nhật.
3.6. Thông tin về công ty
Trong thư mời phỏng vấn, nhà tuyển dụng cần cung cấp thông tin chính thức về công ty như website, fanpage,.. để giúp ứng viên có cơ hội tìm hiểu cơ bản về công ty. Điều này sẽ giúp ứng viên cân nhắc xem môi trường có phù hợp về cơ bản hay không và có sự chuẩn bị nhất định trước khi diễn ra buổi phỏng vấn.
3.6. Chữ ký email
Email thư mời chuyên nghiệp sẽ là email chứa đuôi tên miền của công ty. Dưới email sẽ là chữ ký email gồm thông tin liên hệ: số điện thoại, địa chỉ, .. để ứng viên có thể liên lạc nếu cần. Điều này còn thể hiện sự tin cậy về một công ty đang hoạt động, có tính pháp lý.
>> XEM THÊM: Tải mẫu hóa đơn bán lẻ file file word, excel
4. Bật mí để thư mời phỏng vấn thêm ấn tượng
Phía trên bạn có thể nhận thấy những thông tin cơ bản, quen thuộc. Và nếu ai cũng cung cấp như vậy thì chưa có gì ấn tượng, nổi bật. Hãy bổ sung thêm một số nội dung sau để email của bạn thêm ấn tượng.
4.1. Hãy thêm phần chỉ đường
Một trong những cách thể hiện sự chu đáo của nhà tuyển dụng là thêm phần chỉ dẫn tới công ty bạn trong email thư mời. Bởi có những ứng viên ở xa, không quen thuộc với đường đi xung quanh đó. Và nếu bạn có thể hỗ trợ gửi thêm thông tin tuyến xe bus, nơi gửi xe hoặc địa điểm nổi tiếng gần đó sẽ thật tuyệt vời. Ứng viên sẽ lên kế hoạch trước và có cảm tình tốt với công ty.
4.2. Chú ý những tài liệu cần mang theo
Nếu có bất cứ hồ sơ nào cần thiết cho buổi phỏng vấn, hoặc đơn giản là giấy tờ tùy thân để ứng viên vào được tòa nhà, bạn cần lưu ý trước. Tránh trường hợp, ứng viên không mang theo và dẫn đến việc mất công cho cả hai phía.
4.3. Những gì diễn ra trong buổi phỏng vấn
Nếu nhà tuyển dụng có ý định kiểm tra năng khiếu hoặc bài test nào đó, hãy đảm bảo thông báo trước với ứng viên qua thư mời. Điều này sẽ giúp ứng viên có sự chuẩn bị tâm lý và sẵn sàng đáp ứng yêu cầu của nhà tuyển dụng.
>> XEM THÊM: Business card là gì? Lưu ý khi thiết kế và in ấn business card
5. Mẫu thư mời phỏng vấn chuyên nghiệp
THƯ MỜI PHỎNG VẤN VỊ TRÍ THIẾT KẾ ĐỒ HỌA
Bạn A thân mến,
Lời đầu tiên, cảm ơn bạn đã ứng tuyển vào vị trí nhân viên Thiết kế đồ họa tại công ty ….. Tôi đã xem CV của bạn và rất ấn tượng với các mẫu sản phẩm của bạn, tôi mong muốn trực tiếp phỏng vấn bạn tại công ty…để tìm hiểu thêm.
Khi đi bạn vui lòng mang theo 1 bản CV và ăn mặc lịch sự khi đến phỏng vấn. Bạn sẽ được phỏng vấn bởi: Ms. Lan – Trưởng phòng thiết kế
Thời gian phỏng vấn dự kiến kéo dài khoảng 1 giờ. Bạn vui lòng chọn thời gian tham gia phỏng vấn theo một trong các khung giờ dưới đây:
- 10 giờ 30 sáng thứ Tư, ngày 10 tháng 4 năm 20221
- 3 giờ 45 chiều thứ Tư, ngày 10 tháng 4 năm 2021
- 11 giờ sáng thứ Năm, ngày 12 tháng 4 năm 2021
Hãy xác nhận chính xác thời gian bạn có thể tham gia phỏng vấn trước thứ bảy tuần này. Ngoài ra, nếu có bất kỳ thắc mắc nào trước khi phỏng vấn, bạn có thể liên hệ với tôi theo số di động…. hoặc email……
Để tìm hiểu thêm về công ty, bạn có thể truy cập website….. Fanpage…..
Rất mong được gặp bạn
Trân trọng,
[Tên của nhà tuyển dụng]
[Thêm chữ ký email với chi tiết liên lạc]
Như vậy, với những thông tin trên nhà tuyển dụng đã có thêm sự tham khảo nhất định cho những thư mời phỏng vấn sắp tới. Hy vọng, các nhà tuyển dụng sẽ sử dụng văn phong chuyên nghiệp để ngày càng thu hút nhiều nhân sự chất lượng đến với mình.
>> XEM THÊM: Túi giấy là gì? Vai trò, phân loại, kích thước túi giấy phổ biến
