Hồ sơ năng lực công ty và những điều doanh nghiệp cần biết

Hồ sơ năng lực công ty có vai trò vô cùng quan trọng trong mỗi doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng hiểu hết về tác dụng và các thông tin về tài liệu này. Cùng Thudaumot đi tìm lời giải cho những thắc mắc liên quan đến cuốn tài liệu hữu ích này.

1. Hồ sơ năng lực công ty là gì?

Hồ sơ năng lực công ty là gì?

Hồ sơ năng lực công ty hiểu đơn giản là một cuốn tài liệu giới thiệu tổng quan về doanh nghiệp. Cuốn tài liệu được đầu tư về mặt nội dung, hình ảnh, thiết kế và in ấn nhằm tạo ấn tượng đối với khách hàng, đối tác.

Cuốn hồ sơ năng lực công ty có thể làm một lần nhưng sử dụng được nhiều lần. Thiết kế một lần sẽ dùng được từ 5 – 7 năm. Cuốn tài liệu này có thể ứng dụng trong nhiều trường hợp như: gặp gỡ trực tiếp khách hàng, gửi email kèm các tài liệu saleskit khác, tham dự sự kiện, tham gia đấu thầu dự án.

2. Hồ sơ năng lực có tác dụng gì?

Cuốn tài liệu này có nhiều tác dụng, trong đó một số tác dụng dưới đây là chủ yếu:

  • Sử dụng trong những lần gặp gỡ đầu tiên đối với khách hàng, đối tác của doanh nghiệp.
  • Giúp doanh nghiệp nâng cao giá trị thương hiệu, gia tăng sự chuyên nghiệp, uy tín.
  • Sử dụng trong hồ sơ dự thầu ở những dự án lớn.
  • Là cuốn tài liệu đọc trực tiếp súc tích, ngắn gọn về doanh nghiệp.
  • Thu hút nhân tài khi thể hiện được sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp.

3. Quy trình thiết kế hồ sơ năng lực công ty

Trọn gói quy trình một cuốn hồ sơ năng lực sẽ bao gồm:

  • Biên tập nội dung
  • Dịch thuật
  • Chụp hình
  • Thiết kế
  • In ấn

Về cơ bản để cho ra đời một cuốn hồ sơ cần 5 bước. Nhưng tùy vào nhu cầu thực tế của mỗi doanh nghiệp mà các hạng mục sẽ khác nhau. Doanh nghiệp có thể tự làm một số hạng mục. Một số hạng mục khác liên quan đến chuyên môn, doanh nghiệp cần tìm đơn vị thiết kế hồ sơ năng lực uy tín.

4. Bố cục cuốn hồ sơ năng lực

Bố cục cuốn hồ sơ năng lực

Bố cục chung của cuốn profile công ty thường bao gồm các thông tin:

  • Bìa profile
  • Thông tin pháp lý của doanh nghiệp
  • Giới thiệu chung về doanh nghiệp
  • Lĩnh vực hoạt động
  • Cơ cấu, sơ đồ tổ chức
  • Sản phẩm/dịch vụ chính
  • Dự án tiêu biểu
  • Đối tác/khách hàng tiêu biểu
  • Thành tích, chứng nhận

Mặc dù cấu trúc chung là vậy, nhưng tùy từng nhóm ngành nghề mà phần nội dung nào sẽ được chú trọng. Điểm nổi bật nhất vẫn cần đó là thể hiện được thế mạnh, năng lực của doanh nghiệp.

4. Hồ sơ năng lực thường gồm bao nhiêu trang?

Dung lượng trang trong cuốn hồ sơ năng lực không phụ thuộc vào ngành nghề, lĩnh vực. Số lượng trang sẽ do quy mô và nhu cầu thực tế của doanh nghiệp ra sao.

Quy mô nhỏ, mới thành lập, doanh nghiệp không nên thiết kế số lượng trang lớn. Dung lượng chỉ từ 8 – 12 trang là phù hợp.

Với những doanh nghiệp quy mô lớn hơn, dung lượng trang cần nhiều hơn để đảm bảo đủ thông tin. Dung lượng trang sẽ từ 16 – 20 – 32 trang.

Duy chỉ có một lưu ý chính cho số lượng trang là phải chia hết cho 4 để không có trang trắng, đảm bảo tính thẩm mỹ cho cuốn tài liệu.

5. Kích thước trong cuốn hồ sơ năng lực

Kích thước hồ sơ năng lực công ty theo một kích thước chung là khổ giấy A4 hoặc A5. Doanh nghiệp có thể lựa chọn khổ đứng hoặc khổ ngang tùy theo mong muốn.

6. Thiết kế hồ sơ năng lực cần bao lâu?

Thời gian để thiết kế cuốn tài liệu này sẽ kéo dài từ 2 tuần trở lên. Tùy từng hạng mục khách hàng yêu cầu mà dịch vụ có thể kéo dài hơn. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp đã có sự chuẩn bị về mặt nội dung, hình ảnh thì dự án có thể triển khai nhanh hơn.

7. In hồ sơ năng lực công ty cần lưu ý gì?

In hồ sơ năng lực công ty

Có 4 yếu tố cần lưu ý khi in hồ sơ năng lực công ty.

Thứ nhất về chất liệu giấy: gồm giấy bìa và giấy trang trong. Giấy phổ biến hay dùng cho in ấn hồ sơ năng lực là giấy couches định lượng 200gsm, 250 gsm, 300gsm…

Thứ hai, về công nghệ in ấn: phổ biến vẫn là công nghệ in offset nhanh, giá thành hợp lý.

Thứ ba, về kỹ thuật gia công gồm một số kỹ thuật như: cán bóng, càn mờ, đóng gáy, dán gáy, dập ghim,..

Thứ tư, về số lượng in ấn. In số lượng càng lớn thì chi phí càng rẻ. Tuy nhiên, để in ấn số lượng lớn đảm bảo chất lượng doanh nghiệp cần kiểm tra file thật cẩn thận. Khâu in test rất quan trọng trước khi in.

8. Mẫu hồ sơ năng lực công ty chuyên nghiệp

Mẫu hồ sơ năng lực công ty HJC

mẫu hồ sơ năng lực công ty HJC 1
mẫu hồ sơ năng lực công ty HJC 2
mẫu hồ sơ năng lực công ty HJC 3

Mẫu hồ sơ năng lực công ty xuất nhập khẩu đại dương

mẫu hồ sơ năng lực công ty xuất nhập khẩu đại dương 1
mẫu hồ sơ năng lực công ty xuất nhập khẩu đại dương 2
mẫu hồ sơ năng lực công ty xuất nhập khẩu đại dương 3

Như vậy, chúng ta vừa tìm hiểu chi tiết các thông tin xoay quanh chủ đề thiết kế hồ sơ năng lực. Với những thông tin trên, hy vọng doanh nghiệp đã có cái nhìn tổng quan trước khi tìm thuê thiết kế. Tuy nhiên, để đảm bảo một cuốn hồ sơ năng lực chuyên nghiệp, việc tìm kiếm một công ty thiết kế hồ sơ năng lực là quan trọng hơn cả. Chúc các bạn sẽ sớm sở hữu một cuốn tài liệu – 1 chiếc CV tuyệt vời cho doanh nghiệp của mình.

BÀI VIẾT LIÊN QUAN